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SEとして打ち合わせの資料で気をつけていること

Column Experience 仕事 開発

コンピュータのシステムを作るという仕事をしていると資料なるものをたくさん作るはめになります。 正直この時間で動くコードを書けばいいのにと思いますが、なぜかそういうことになっています。

打ち合わせの相手もいろいろです。 自分の肩書は「営業」ではありませんが、お客様のところに赴き、説明することもありますし、サーバのセットアップ作業を行うベンダーや、ネットワークの構築を担当する人に作業のお願いをする…なんていうシチュエーションもあります。

仕事ではロクにプログラムなどを書かないSEが、どのようなことに気をつけて打ち合わせの資料を準備しているか、自分の備忘もかねて、

  • 打ち合わせ調整
  • 資料作成
  • 打ち合わせ当日

で気をつけていることを書いておこうと思います。

打ち合わせ調整時

打ち合わせの目的をはっきりさせておく

打ち合わせの調整時に意識していることはひとつ。 打ち合わせの目的をあらかじめ決めてしまう…ということです。

たとえば顧客相手であれば、その打ち合わせは…

  • プロジェクトの途中経過の報告
  • エライひとから開発Goサインを得る
  • 開発内容の調整

といったものになるでしょう。

電話などで日時の調整をすると同時に、打ち合わせの位置付けもいっしょにメールを送ることで握っておきます。相手かたの窓口さんは目的に応じて、出席者を調整してくれるでしょう。 これで、資料の方向性をぶらさずに準備することができます。 当日のアジェンダを用意するときの参考になります。

資料作成時

誰に向かって話すか決める

誰にむかってメッセージを伝えたいのかを決めます。 紙であれば1枚ごとに、パワポでのプレゼンであれば1枚ごとに誰に対してメッセージを伝えたいのかぶらさないでおくのがいいと考えています。

  • エライひと: お金まわりのこと、なにがうれしいのか…など
  • 現場のひと: そのシステムで仕事がまわるのか、要望にこたえているか、現場の問題は解決するか…など

ベンダーとの打ち合わせであれば

  • 営業: 費用感、期間…など
  • SE: 実際にやる作業のイメージ…など

話す相手によって使う言葉も変える必要があります。 技術に興味のない、顧客のエライひとに技術用語使いまくっても、睡眠導入の助けになるだけです。 また、顧客のシステムの話をするのに業界用語や顧客社内で使われている用語を誤って使うことがないようによく意味を確認します。

言いたいことは資料の最初のほうに

言いたいことは早めに伝えてしまいましょう。 序論→本論→結論、起承転結の流れだと結論が最後に来ますが頭でも結論じみたことを伝えてしまったほうが頭に残りやすいと思います。 複数の議題が設定された打ち合わせでも、言いたいことを最低限伝えて資料はあとで読んでもらう…という次善の流れに持ちこむことができます。

接続性を考える

ストーリーを考える、とも言いかえられると思います。 たとえばお客さんに開発のGoサインをもらうための打ち合わせであれば「導入→結論→内容→判定」

打ち合わせ間の接続性

「前回の打ち合わせを受けまして…」という入りになる場合には、話のフックとして前回の打ち合わせの資料でキーになるページや、前回の議事録を参考資料として用意することで相手の頭が話題に入りやすいようにしておきます。

資料内の接続性

紙であれ、スライドであれ前のページ、前の項との間で矛盾や漏れ抜けがないかどうか確認しておきます。 内容がよく理解できないと、そういった間違いがないか一生懸命探すことに精力を費す出席者がまぎれることもありますので注意しておきたいところです。

数字はひとり歩きする

数字の扱いには慎重にします。

数字はひとり歩きするものです。 いつぞやの資料で書いてあった夢物語のような数字が、あとになって蒸し返されないとも限りません。 予期せぬひとり歩きを防ぐためには

  • 数字には根拠を持たせる
  • 数字の精度を上げるための作業に顧客を巻き込む

紙や電子媒体などの証拠になるものについては、数字は明記せず、口頭で伝えてしまうのも手だと考えています。 もちろん確証のある数字であれば、どんどん使います。

紙かプロジェクタか

打ち合わせ時の資料の媒体が

  • プロジェクタ

によって、字の大きさ、配色を考えます。 プロジェクタのときは、スライドの内容を補完するような細かい内容を記載した紙の資料を配布するというのも理解を助けることになると思います。

打ち合わせ当日

アジェンダを準備する

打ち合わせの目的、準備した資料などを記載しておきます。 調整時に伝えたことの再確認です。

目的は最初に宣言する

アジェンダでも書いてあることですが、あらためて 「本日はこの内容で開発着手の承認をいただくためにまいりました。まずは開発のきっかけになった課題の振り返りと対応する開発案から説明します」 「本日はプロジェクトの途中経過の報告となります。一部遅れはありますが、全体的には順調です。遅れに対する対策を中心にお話しします」 「先日発生したシステムトラブルの件でご報告にあがりました。ご迷惑をおかけしたことをおわびいたします。発生した事象とそれに対応する改修案をご説明いたします」 「現在、開発を前提に話が進んでいる○○の件で、御社にお願いしたい事項をおつたえします。見積をお願いするための説明となります」 などなど。口頭でも議題設定して念を押します。

相手の反応を見る

資料作成時に設定したメッセージを伝えたい相手がどのような反応をしているか、観察しながら話します。 うなずいているか? 今説明をしているページを読んでくれているか? などです。 今まさに話をしている相手が想定していない動作をしているときは、「今○ページです」などとページを読むように導くようにします。

最後に

もっといろんなことを気にしているような気がするのですが、ぱっと思い出せるだけでこれだけあります。 気がついたことがあれば、随時追記していきたいと思います。 まとめてしまうと、相手にどれだけ気をつかった資料になれるか、ということなんですけどね。