いろいろなやんだのですが、来年はシステム手帳からいったん離れてみようと思います。

システム手帳でなにをしていたか?

今まで、使っていたシステム手帳でなにをしていたか考えてみます。
サイズはA5のものを使っていました。

スケジュール管理

週間バーチカルタイプのリフィルを挟んでスケジュール管理をしていました。
運用自体は馴れています。

2008年現在の手帳たち(その1・A5 システム手帳)で紹介したとおりです。

ToDo管理

こちらのページで紹介したとおり、A5サイズのシステム手帳にバイブルサイズのリフィルを挟むやり方でToDo管理はバイブルサイズの方眼リフィルでやっていました。

仕事関係の資料をはさむ

仕事関係の連絡先やシステムの構成図などをはさみこんで打ち合わせの際に参照するなどしていました。
A5サイズなので、A4サイズを半分に折れば簡単に挟めるのが、便利でした。

なにが変わったか

今年1年、新規のコンピュータシステムの開発を担当しています。ただし、ポジションは変わって、管理サイドの仕事の比重が多くなっています。
今までは自分ひとり+1 or 2人程度のスケジュールを意識していればよかったのですが、だいたい6、7人のスケジュールを意識する必要が出てきました。社内ではグループウェアが導入されているので問題なかったのですが…

その結果、Todo、プロジェクトスケジュール、月間カレンダー、週間の予定…仕事関係の資料を同時に参照する必要が出てきて、システム手帳だといったりきたりがめんどくさい!となったわけです。

来年の手帳構成

というわけで、システム手帳に入っていた要素をバラけさせて、分割することにしました。
メインはA5です。

能率ネクサスバーチカル

個人のスケジュール管理に関しては週間バーチカルタイプから離れたくなかったのが選んだ主な理由ですが、その他、主観バーチカルを参照しながら、月間スケジュールも参照できるという点を重要視してこちらを1年間運用してみることにしました。

カバーについているペンホルダーを使うとしまりがないように感じたのでミドリのベルトをつけて、ペンホルダーとしています。

また収納力強化のために一工夫。
名刺入れに中に貼り付けるタイプのものを、一時的に紙を挟んでおくためにカバーの折り返しにとりつけられるクリアホルダーを装着しています。

キングジム ノートカバー

こちらには、ToDo管理用のA5方眼ノートを左に、右にはレポートパッド型ニーモシネ188をはさんでいます。
ここまでで、元々システム手帳でやっていた機能は「仕事の書類をはさむ」以外は達成できています。

仕事の書類は…

こちらは、A3一枚に落したプロジェクトのスケジュールや体制図、連絡先などなどをA4サイズクリアホルダーに入れて持ち歩くことにしました。週に1回更新して、仕事にかかわるみなさんに説明することが私の大事な仕事です。

このような、プロジェクトを仕切る仕事をするのも今回限りのことなのかもしれませんが、機能を3分割した「三種の神器」で乗り切ってみたいと思います。

そろそろ、2011年の手帳を決めにかかる季節になりました。
しかし、2008年9月にエントリーした、一連の編成と基本的な構成は変えておりません。
当時と変わったところを中心に来年の使い方をまとめてみたいと思います。

2008年当時の構成は以下のエントリのとおりです。

• その1・A5 システム手帳
• その2・WICサイズ手帳カバー
• その3・Rhodia No.11

A5・システム手帳

[楽天] 週間ダイアリーA5/2011年版 Bindex A5-012

A4サイズを半分にしてはさんでおける魅力から、今も使い続けています。
2011年も中身は変わらずBindexの週間バーチカルリフィルです。仕事の中心として来年もよろしくです。

システム手帳 A5 6穴バインダにバイブル6穴リフィルを挟むで紹介している通り、バイブルサイズのリフィルもはさみこんでいます。

WICサイズ・高橋書店 ティーズスリム 1

[楽天] 高橋書店 ティーズスリム1 2011年

左は2010年版、右が2011年版です。
能率手帳・WIC5から乗り換えて以来、使い続けているこちらを、2011年も使いたいと思います。

• 月間スケジュール
• 月曜はじまり
• 前後1ヶ月のカレンダーが右上についている
• 月間カレンダーの次のページがメモページ

といった点を気にいっています。
メモは日付とある程度、関連づけをしないと、忘れてしまいますからね。

主として、移動が生じるような予定のWhen, Whereを記録しています。お客さまのところに移動してのイベントなどです。
また余白となるメモ欄には、GTDのフロー、時刻表などを貼り付けてあります。
2011年にむけて、移動なり新調なりしなくては。

ティーズスリム共通で、2011年、ほんの少し変わっているところがあります。
各月の月間カレンダーの次のページにある、メモ欄です。

1行分サイズが大きくなっているのがわかるでしょうか。
ほんのちょっとの違いですが、スペースの有効活用です。

Rhodia No.11

• [楽天] パイロット　コレトダイアリー　見開き1ヶ月（縦開き）15ヶ月ダイアリー
• [楽天] RHODIA No.11 170円 メール便6冊まで

Rhodia No.11のカバーに、コレトの小さいダイヤリーをはさんでみることにしました。
ちょっとしたときに曜日のならびを確認したいときがありましたので、カレンダーをはさみこんでみた次第です。
コレトダイヤリーのメモページに時刻表などをはりつけておきたいと思います。

[2011.11.07] 楽天の購入先を2012年に変更

こちらのほうは使い続けて、丸5年が経過しようとしています。
システム手帳の構成については、2008年現在の手帳たち(その1・A5 システム手帳)で紹介したときと変わっていません。

変更点

[楽天で購入]2012年 Bindex A5週間バーチカル リフィル A5-012

[楽天で購入]2012年 Bindex A5 月間ブロック+週間バーチカル リフィル A5-072

2010年から変わった点は、「六曜」の表示が日付けの近くに小さく追加されたということです。

ここからは想像に過ぎないのですが、システム手帳で週間バーチカル使っている人は、意外と月間スケジュールを使っていないのではないでしょうか。

Bindexの意図としては、「週間バーチカル使う人は、月間も使うだろうから、月間にだけ六曜はつけておけばいいんじゃない?」だったのかもしれません。
でも月間スケジュール不要ならどうでしょう。
Bindexが2009年分から、A5-072として「能率キャレル バーチカル」と同じような構成になる、月間+週間の組み合わせを提案しているのも、その辺りの使い勝手を考えてのことなのかもしれませんね。

以前、取り上げましたとおり、私は、A5サイズの5mm方眼が大好きです。
きれいなノートをとりたいなら、ドット入り罫線なんかより、薄い配色の5mm方眼使えばよいではないか。と思うくらいには。
↓
ニーモシネ N182 (その1) A5・5mm方眼が大好き | 君のてのひらから

さて、そのときに改善してほしいところとして挙げた点

• 切りとる前がA5サイズで、切ると短辺が短くなる
  (システム手帳に収納しようとするときに不便)

が、改善された製品が出ましたので、購入しました。

A5サイズのノートパッド「ニーモシネ N188」とそのホルダーです。

ニーモシネ N188 開いた状態

いいところ

このノートパッドがすばらしいと感じた点は二つ。

• 切り取ったサイズがちょうどA5
• ノートパッドホルダーで使うことを考慮している

下敷がある

2番目の点ですが、下の画像をごらんください。

ニーモシネ N188 下敷となる厚紙

Rhodiaのメモパッドと同じ構造ですね。
残り枚数が少なくなるとホルダーの段差が少なからず気になるものですが、これなら気になりません。

ペンが挿せる

またホルダーにはぱっと見、ペンを挿す場所がないように見えますが、真ん中に挿すとホルダーを閉じても収まります。
↓

ニーモシネ N188 ペンを挿した状態

値段が値段(実質500円)なので、それほど期待していなかったのですが、使われかたが考慮されていて、いい買い物だったと思います。これがどんどん売れて、A5サイズのレポートパッドホルダーの選択肢が増えるといいな。

以下、アフィリエイトリンクです。

• [楽天市場] マルマン ニーモシネ ノートパッド A5サイズ N188
• [楽天市場] マルマン ニーモシネ ノートパッド+ホルダー A5 HN188

ニーモシネ N182 (その1) A5・5mm方眼が大好き | 君のてのひらから
の続き。

ニーモシネ N182表紙と裏表紙、システム手帳のリフィルでリングノートを作ってみました。

材料

• 使い切ったニーモシネの表紙・裏表紙
• 市販のA5-6穴リング
• AshfordのA5-6穴リング用アシスタントホール
• A5-6穴のリフィル(無地・方眼など)

作り方

1. ニーモシネの表紙・裏表紙をリングからはずす
2. はずした表紙・裏表紙にアシスタントホールを貼る
3. 表紙・裏表紙にリフィルをはさんで、リングにまとめる

今回は、Bindexの無地(クリーム)とAshfordのレポートパッドを挟んでみました。

● Bindex

万年筆でもにじまない、裏移りしない。紙の腰もあり書き味は文句なし。あとは、5mm方眼さえあれば…

● Ashford

もともとレポートパッドなので紙の厚さは十分だけど、万年筆では裏移りしていましました。ボールペンなら文句なし。

360度オープンの状態で、デスクの上でも、立ったままでもストレスなく字を書けました。裏表紙の厚紙が効いています。

よりよくするには、

• ペン保持のために、ペンホルダー、ジッパーを付けてみる
• リングが安っぽい感じなので、もう少し高級な感じを目指してみる

といったところでしょうか。

しかし、A5のシステム手帳用リフィルで、好みの5mm方眼がないです。
United Beesのリフィルは、カラフルな感じがつらい。
KnoxbrainやBindexの100枚セットに5mm方眼があるといいんだけど…

紹介したもののリンク

・Mnemosyne ニーモシネ N182
[楽天]マルマン・ニーモシネ ≪INSPIRATION≫特殊5mm方眼罫　A5サイズ

・アシスタントホール
(穴を開けられないものをバインダーにとじる)
[楽天]アシュフォード　A5サイズシステム手帳用リフィルアシスタントホール

・Bindex無地(クリーム100枚)
[楽天]Bindex（バインデックス）A5サイズ無地クリーム色100枚

・Ashford レポートパッド(5mm方眼 40枚)
[楽天]Ashford／アシュフォード A5レポートPAD

リングはWebで販売しているところを見つけられなかったです…
丸善か東急ハンズに行けば購入できます。
エイチ・エスのバインダーのリングです。製品情報のページにも掲載されていませんでした。
HS製品情報
http://homepage1.nifty.com/~hs/product/index.html

最近は、アイデアをささっとメモる用途に、“maruman MNEMOSYNE”マルマン ニーモシネ N182 A5ヨコ型サイズ[楽天市場へ]を使っています。

好みのポイントと改善したいポイントを整理してみたいと思います。

好み

• 片手で持てるA5サイズ
• 5mm方眼
• 切りとれる(他のノートや、A5システム手帳に情報を移しやすい)
• 裏表紙の厚さが1mmあり固いので、立ったままでも書きやすい
• リングノートなので、360度開閉可能
• 紙の書き味がいい(ボールペンでもさらさら、万年筆のインクも乾きが早い)
• リング部分にボールペンを挿しておける

改善したい

• 切りとる前がA5サイズで、切ると短辺が短くなる
  (システム手帳に収納しようとするときに不便)
• 長辺上部にタイトルを記入する欄があり「ヨコ使い」に限定される
  (確かに横に使う回数が多いけど、縦に使いたいときだってある…)

というわけで、どうせシステム手帳に収納するならA5・6穴のリフィルで「好み」のポイントを維持したままの「俺的ニーモシネ」ができないかと考えた末、使い切ったニーモシネの表紙と裏表紙を再利用して、こんなものを作ってみました。

材料などは次のエントリーで…

ニーモシネ N182 (その2) 表紙と裏表紙をリサイクル | 君のてのひらから
へ続く。

↑
まずは、否定的な意見から。
タイトルだけで、二番煎じな感じがプンプンする本ですが、中身も期待に違わぬ感じです。(^^;

いや、つぎはぎっぷりというべきか…
つぎはぎっぷりという意味では、構成に順序もまとまりもありません。
インタビューをもう少し関連のある章のところに掲載するとかうまい手がありそうなものだと思うのです。
例えば、
・2章でデッドラインについて述べたんだったら、デッドラインに言及した吉越氏のインタビューを近くに載せるべきでは?
・3章で資産管理について、手帳にメモすることが紹介されているが、唐突すぎ。

二番煎じという意味では、どこかで見たようなTipsや言葉の数々…
・いいなと思った言葉を手帳に書きとめる
・夢はデッドライン(締切)がないと実現できない
・手帳に書き留めるのはキーワードだけ
などなど…

ですが、本書P.141にあるとおり

1冊の本を読んで、重要なことを2つか3つ見つけられれば十分なのである。

今まで否定的なものいいをしてきましたが、逆に言うと、いろんな本で紹介されたノウハウ集としては、使えるということです。
私がどこかで読んだことでも、初めての人にとっては新鮮な意見のはず。

ですから、私が重要だと思うこと、つまり「今までみたことがないTips」を2つか3つ見つけてみます。

● 年間予定表の使いかた

年間予定表には、予定ではなく、一年を通しての記録をつけてみる。

手帳のなかの年間予定表の使い途はよくわかっていませんでした。仕事の締切を書くんだったら、月間カレンダーに書くし、長期スパンのスケジュールを書き留めるには、スペースが狭いし…

そんななか、本書で出てきた提案、予定ではなく「一年を通しての記録をとる」というのは逆転の発想でした。
さっそく1月から、健康管理をテーマに毎日の体重を記録していこうと思います。
週間ダイアリーに年間予定表がついてくる、システム手帳でも使える手ですしね。

● 月間予定表の記述レベル

月間予定表には「いつ(何時に)」「どこで」がわかるように書く。
「誰と」「何をする」までは書かなくてOK。そこは週間予定表でフォロー。

予定を組むときでも、いちばんのポイントは「移動が発生するかどうか」、なんですよね。
移動が発生するのに連続して予定は入れられませんから。
移動の予定をメインに月間予定表は使っていきたいと思います。

● 住所録の使い方

1年に1回、住所録を手書きで写す。
疎遠になった人を住所録から外したり、前年に新しく知り合って親しくなった人を加えたりしていくと、結果として実用的な住所録に仕上がる。

頻繁に住所が必要となる相手というのも、私にとっては親戚くらいのものとなりました。

しかし、電話番号やメールアドレスについては、よく連絡をとる営業担当の方や同じ会社に務める人のものを不必要になったらはがせるように、ポストイットで手帳にはりつけて管理しています。
ですが、そんなに更新があるものではないと気がつきました。
こういった人の情報を1年に1回、手書きで整理するというのはいい考えかもしれません。
早速、年末にやってみようと思います。

この手の本は一段階抽象化してしまうと、だいたいどの本も言っていることは同じなんですけどね。(^^;;
正直、ナポレオン・ヒルを読んでおけばOKでは?

その分、具体的なノウハウを期待してこの手の本を買っています。
ノウハウが詰まった、この本は買ってよかったなと思います。
構成は読みづらいですけどね。

NHK教育で放送している、『めざせ！会社の星』という番組で、手帳活用についての特集が放送されました。

めざせ！会社の星｜ＮＨＫ名古屋放送局
http://www.nhk.or.jp/kaisha/

たまたま見ることができた(再放送でした)ので、放送内容をまとめてみます。

手帳が苦手な人の事例

・余白があると怖い
→ 「超」整理法でおなじみ野口氏登場。「手帳を白くしろ」…自分が集中して仕事ができる時間帯を確保する

手帳の使いこなし例

場面はおそらく「超」整理手帳のオフ会。
「超」整理手帳ユーザの得意技、「A4で印刷してなんでもはさむ」を紹介。
付箋で仮置きして、確定したら手帳に本当に記入するなどのコツを紹介。
面ファスナーを表紙に装着して、携帯電話を貼り付けて持ち運びに便利なようにする工夫を紹介。

手帳選びの基準

● 不満で選ぶ

今使っている手帳の不満点を解消する方向で手帳を選ぶとはずれがない。

● 仕事のスパンで選ぶ

仕事のスパンの二つ上の単位の手帳を選ぶとよい。
たとえば、分刻みなら→1日1ページ、時間刻みなら→見開き1週間…といった具合

スマートフォン派

スケジュールをスマートフォンで管理する人の紹介。
画像メモを取るシーンなど。

個人的には、「仕事のスパンの二つ上の単位の手帳を選ぶ」という基準が目からウロコでした。
意識はしていませんでしたが、自分の選びかたはこの基準にあてはまりますね。

仕事 → 時間単位 → 見開き1週間バーチカル
プライベート → 日単位 → 見開き1ヶ月

手帳術と手帳戦略(その2) | 君のてのひらから
の続き。

その2で紹介した、『一冊の手帳で夢は必ずかなう』では、ありたい自分をイメージしてそれに近づくためのPDCAサイクルをまわしていく…という実践例です。
そのPDCAサイクルをまわすためのツールとして、システム手帳を使おうということでした。

ところがPDCAの最初のPLANを立てるのがしんどいんだ、と思う人もいるのではないでしょうか。私はそうでした。リフィルセットを買ったはいいが、夢・人生ピラミッドを目の前に途方に暮れてしまう…なんてことになりかねません。

そんなときの助言となるのは、綴じ手帳の雄、能率手帳を販売している日本能率協会の社長である野口氏の著作『能率手帳の流儀』です。

当社が提供している研修プログラムでも、五年後のジジョン、十年後のありたい姿といったものを書き出してもらう機会があります。そうすると、多くの人が何も書けないで悩んでしまいます。自分には目標がない、ビジョンが欠落している。ああ、だめな人間だと悲観する。
しかし、ちょっと待ってください。何も書けないのがふつうだと思いませんか。

ここだけ見ていると、熊谷氏にけんかを売っているように見えます。
ですが、最終的には手帳でPDCAサイクルをまわそう、という内容は両者に共通なのです。

『一冊の手帳で夢は必ずかなう』にはなくて、『能率手帳の流儀』にはあるもの。
それは、手帳に書くことがないと嘆く人へのヒントです。

ずばり、今日の出来事を書く。

PLANを立てる前に、自分が何者であるか知るための振り返りのツールとして手帳を使おうということですね。いずれそれが習慣になって、PDCAサイクルを回していけるようになるというメッセージが本書にはあります。

手帳に書くことがないと嘆くなら、とりあえず、日記として使ってみるのがよいのではないでしょうか。手帳の使いかたも、システム手帳の組みかたも年々変わるものだと考えれば気楽なものです。

手帳に何か書くというアクションが身につくころには、自分流の手帳術はすでに確立されていると思います。そのころには手帳術の本を読んでも、必要以上に惑わされることもなくなっているはずです。

(了)

手帳術と手帳戦略(その1) | 君のてのひらから
の続き

手帳戦略にあたる部分を書いた本のひとつは、『一冊の手帳で夢は必ずかなう』です。

1. システム手帳に「なりたい自分」のイメージを書く
2. 「なりたい自分」と現実を比較し確認するために手帳を使う
3. 「なりたい自分」に近づくためのアクション日々の行動に落としこむ(ToDo管理のための手帳)

となります。

「なりたい自分」に近づくためのアクションを日々のタスク・ToDoに落としこんでいく考えかたは、フランクリン・プランナーですね。熊谷氏がこの本を書くにあたって、フランクリン・コヴィーの著作もずいぶんと参考にされているのではないかと想像します。

「なりたい自分」を書くという戦略は、最初にミッションや価値観を書いてバインダーにはさみこんでいく、フランクリン・プランナーでも同じですが、戦術として「具体的に」「数値化して」という点を強調していることで、フランクリンと差別化しているのかもしれません。
(フランクリンの研修では、もっと抽象的な言葉で価値観を記していくような感じでしたので)

その3へ続く。
手帳術と手帳戦略(その3) | 君のてのひらから