議事録を書くポイント

みんな議事録の書き方に悩んでいるんですね。 私自身、あまり悩まずに書けるようになったのは、就職して2年目のころからですが。

書き方の基本から時間短縮のコツまで、使える「議事録」の書き方 - はてなブックマークニュース http://b.hatena.ne.jp/articles/201010/1866

という記事がたくさんのはてブを集めているのを見て、大勢の人が議事録を書くという行為に苦労されているのだな…と感じました。 ということで、自分が普段どのような考えで議事録をまとめているのか、整理したくなりましたので書いてみます。

紹介されている記事のなかで、あまり具体的な議事録の例が載っていない印象がありましたので、具体例として、仕事でテキストベースで議事録を作成するときに使っているフォーマットを流用して、『けいおん!』#7 クリスマスで行なわれていた部室内での会議を議事録にまとめてみました。日付とか時間は想像です。

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[名称] 軽音部定例部会
[日時] 12月15日 15:00〜15:30
[場所] 軽音部部室
[出席] 田井中, 琴吹, 平沢, 秋山(記) (敬称略)
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[議題] 
1. クリスマス会について
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[資料] 
a. クリスマス会パンフレット(田井中・作成)
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[決定事項]
・クリスマス会を12月24日に平沢家で開催
・料理は当日平沢家で用意
・プレゼント交換用のプレゼントが当日までに各自用意
・会費はひとり1000円
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[議事]
クリスマス会を琴吹家で開催したい。[資料a](田井中)
→ 12月24日は家の都合がつかない。1ヶ月前までに予約が必要。(琴吹)

田井中家で開催はどうか。(琴吹)
→ 家がきたないのでおすすめできない。(秋山)
→ 秋山家も部屋が散らかっておりおすすめできない。(田井中)

平沢家で開催できないか。(琴吹)
→ できる。(平沢)
→ 大人数でおしかけて問題ないか。(秋山)
→ 両親ともに旅行の予定あり。(平沢)

用意するものはあるか。(琴吹)
→ 料理は平沢が用意する。(平沢)

プレゼント交換をしたい。(田井中)
→ 賛成(全員)
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[次回開催]
予定なし
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議事録はなんのためにとるか

決まったことを証拠として残しておくためです。 なので、書いたあとに、会議の出席者に送付して、承認を得ておきます。 言った言わないの勝負になったときには、これで承認いただいてますよね…という盾にもなります。 (そんなにもめたプロジェクトにはしたくありませんが)

[決定事項]が肝

会議を「次の各自のアクション」を決定する場と考えています。 つまり大事なのは[決定事項]ということになります。 [決定事項]には、

• いつまでに
• 誰が
• なにをする

を書きます。期限(いつまでに)と責任者(誰が)が大事です。

[議事]の書き方

[議事]の欄には、会議中のやりとりを記録しておくわけですが、必ずしもすべてのやりとりを記録しておくことはないと思います。書きなれていない人が書くと、それこそ天気の話題から書いてしまったりして。 私の場合には、[決定事項]から逆算して決定事項につながることを[議事]として残すようにしています。 「なぜ」や「どのように」も話題にあがった場合には、ここに残します。 決定にいたらなかったものの、「やらないことになったこと」を残すのもよいでしょう。

会議中のふるまい

会議開始時には、その日のテーマと時間配分をあらかじめ宣言しておきます。 議題設定が大事です。議論する内容について、参加者の意識を合わせましょう。 会議終了時には、まとめとして、その打ち合わせで決まったことを宣言しておきます。 その場で決定事項を整理しておくことで、後でひっくり返されることをある程度防ぐことができます。 書記担当の人にやってもらうのがいいと思います。

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だいたいこれで普段のシステム開発の仕事はまわせているので、「なにかを決める」タイプの会議のときには使えるやりかたなんだと思います。 おそらく、営業訪問時の議事録などは違うノウハウがあるとは思うのですが、ご参考になれば。

明確に議事録担当が決まっていない場合には、自分たちの身を守るために積極的に自分で作ることをオススメします。 対顧客の打ち合わせなど立場が弱いときには、なおさらです。

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